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2012/05/19
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職場のマナー・常識
[電話の取り次ぎ]
電話の取り次ぎには、素早く的確な応対が必要です。
先方が話したい相手を指名したら
「少々お待ち下さい」
と断った上で、取り次ぎ相手に電話が入っている旨知らせます。
また、取り次ぎする相手が在社していても、電話に出られない状態である場合もあるので、必ず本人の承諾を事前に得てから電話を回しましょう。
その時は電話を保留状態にしたか確認して、こちらの会話が先方に聞こえない様にする配慮も必要です。
また、先方を電話口で長時間待たせてはいけません。
取り次ぎ相手が電話に出られるか否かを素早く判断し、応対しましょう。
取り次ぎ相手が不在の場合は、こちらから折り返しコールバックさせるか、用件を代わりに聞くか、どちらが良いか先方に尋ねましょう。
その際、自分の名前を名乗る事も大切です。
伝言を頼まれた場合は、責任を持って本人に伝える事。
5W1Hの基本を抑えた簡潔な伝言メモをとる事を心掛けると良いでしょう。
今日の名言
The course of true love never did run smooth. (William Shakespeare) 真実の愛はうまくいかないものだ。 (ウィリアム・シェイクスピア)
今日のことわざ
A little pot is soon hot. 「小さな鍋はすぐ熱くなる。」 鍋が小さければすぐ湯が沸くように、器の小さな人物はすぐに怒りだしたり、激情に駆られる事の例え。